年間30万件の見積り現場から生まれた――「GAINA Automation RPA」は保険代理店の仕事をどう変えるのか

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本記事は、株式会社アイ・エフ・クリエイトの提供により、同社への取材および提供資料を基にINSURANCE JOURNAL編集部が制作した記事広告です。
取材に応じたのは、同社ダイレクト プロモーション事業部 マネージャーのGAINA Automation RPA担当者です。発言は趣旨を変えない範囲で整理しています。

火災保険の見積りを複数社で作成する場合、所在地、築年数、面積、構造、補償額、特約など、同じような情報を保険会社ごとのシステムへ繰り返し入力する。

一件だけなら、それほど大きな負担に見えないかもしれない。しかし、営業拠点や取扱保険会社が増え、毎日のように見積り依頼が集まれば、入力作業はバックオフィスの業務時間を継続的に圧迫する。

株式会社アイ・エフ・クリエイトは、現在、年間約30万件の見積り依頼を顧客から受け付けている。

一つの依頼について複数の保険会社で見積りを作成することもあるため、実際に行われるシステム入力や帳票出力の回数は、依頼件数よりさらに多くなる。

同社が提供する「GAINA Automation RPA」は、この大量の見積り業務を含む、自社の保険代理店業務を効率化するために開発された。

外部販売を前提に、保険代理店の業務を後から研究して作った製品ではない。保険代理店自身が必要に迫られて開発し、約10年間、自社の実務で使いながら改良してきたRPAである。

提供資料では、新規見積り作成、満期更新申込書作成、満期時の他社見積り作成、契約計上を、GAINA Automation RPAの主な対象業務としている。

年間30万件の見積り依頼を受け付ける現場で、なぜRPAが必要になったのか。導入によって作業時間はどこまで変わったのか。どこまでを自動化し、どこから人が確認するのか。

株式会社アイ・エフ・クリエイト ダイレクト プロモーション事業部 マネージャーのGAINA Automation RPA担当者に聞いた。

年間30万件の見積り依頼が、開発の出発点

年間30万件は、保険会社ごとに発行した見積書の延べ件数だという。

一件の依頼に対して複数社の見積りを作れば、同じ顧客情報を複数の保険会社システムへ入力する必要がある。大量の依頼を継続的に処理する同社にとって、反復入力の削減は、一担当者の作業改善ではなく、業務基盤そのものに関わる課題だった。

30万件の大部分を、GAINA Automation RPAの原型となった社内システムが処理

ここで注意したいのは、年間30万件を、外部提供されているGAINA Automation RPAがそのまま単独で自動処理しているという意味ではないことだ。

株式会社アイ・エフ・クリエイトが受け付ける年間30万件の見積り依頼の大部分を、現在のGAINA Automation RPAの原型となった社内RPAが処理している。

その社内運用で得られた知見や改善内容を、他の代理店でも利用できるよう製品化したものがGAINA Automation RPAである。

この成り立ちは、製品を理解するうえで重要だ。開発元はシステムを提供する側であると同時に、現在も大量の見積り業務を処理する利用者でもある。

保険会社システムの入力項目が変わる。新たな確認項目が追加される。現場から「この操作が使いにくい」「この帳票を別の場所にも保存したい」という要望が上がる。

こうした変化を、自社の業務を通じて把握できる点に、保険代理店自身が開発するRPAの特徴がある。

自社用RPAを、他の代理店にも提供した理由

汎用的なRPAでは、導入企業が自ら業務を洗い出し、操作の順番や入力条件を定義し、保険会社ごとの画面に対応したシナリオを構築する必要がある。

RPAツール自体を導入しても、保険代理店の見積り、更新、申込み、計上がどのような順番で行われ、どの情報がどこから取得され、どこへ保存されるのかを理解していなければ、実務で使える仕組みにはなりにくい。

GAINA Automation RPAは、新規見積り、満期更新、他社見積り、申込書作成、契約計上という代理店実務を前提に設計されている。

保険会社から受け取る契約データ、もしくは自社で保有する顧客データを取り込み、契約情報と顧客情報を更新したうえで、満期更新申込書の作成まで自動化することもできる。

20～30分かかっていた3社分の見積り作成が、10分未満に

RPAの導入効果を語るとき、「効率化できた」という表現だけでは、実際に何が変わったのかが見えにくい。

今回の取材では、複数社の見積り作成に要する時間について、具体的な事例を聞くことができた。

年間の処理件数が多い代理店では、1件当たり10分や15分の差が、年間を通じて大きな業務時間の差になる。

一日100件の見積りで1件当たり10分を削減できれば、一日当たり1,000分、約16.7時間に相当する。実際の削減効果は各社の処理件数や確認方法によって異なるが、件数が多いほど自動化の効果が積み上がる構造は変わらない。

全国10拠点から集まる火災保険の見積りを1台で処理

GAINA Automation RPAは、2026年8月の取材時点で12社に導入され、運用されている。

導入先の多くは機関代理店で、全国に支社や営業拠点を持つ企業や、大量の見積りを作成する必要がある代理店だという。

実名を公表できない導入企業の一つでは、全国10拠点から本部へ集まる火災保険の見積り依頼を、1台のGAINA Automation RPAで処理している。

複数拠点を持つ代理店では、各拠点で個別に見積りを作成する方法と、本部のバックオフィスへ集約する方法がある。

本部集約型では、見積条件や確認基準を統一しやすい一方、依頼件数が増えるとバックオフィスがボトルネックになりやすい。特定の時間帯や繁忙期に依頼が集中すれば、見積りが完成するまで営業担当者が待たなければならない。

1台での運用から始め、処理対象や利用部門を広げる段階で追加導入する方法は、実際の処理量や運用上の課題を確認しながら拡張できる。

提供資料でも、複数台を導入して保険会社ごとの処理を並列化する方法や、バックオフィス用と営業担当者用に役割を分け、処理待ちを減らす運用が紹介されている。

一度入力した情報から、複数社の見積りを作成

GAINA Automation RPAの新規見積り機能では、所在地、築年数、面積、構造といった物件情報と、補償額、特約などの補償内容を入力する。

その情報を基に、RPAが各保険会社の代理店システムを操作し、複数社の見積りを作成する。提供資料では、「各社同条件相当」の見積り作成と、見積書の出力までを自動化すると説明されている。

ただし、火災保険では、保険会社によって補償内容、特約、免責金額、入力項目、引受条件が異なる。

同じ名称の特約でも、補償範囲が完全に一致するとは限らない。単純に同じ文字や数字を各社の画面へ転記すれば、「同条件相当」の見積りが完成するわけではない。

「同条件相当」のルールを、導入前に要件化する

GAINA Automation RPAは、導入後すぐに、あらゆる代理店で同じ設定のまま使える製品ではない。

どの保険会社を対象とするか。どの補償条件を標準とするか。保険会社ごとに置き換えが必要な項目をどう扱うか。見積り作成後に担当者がどこを確認するか。

こうしたルールを、導入代理店の業務に合わせて事前に要件化する。

これは、導入時に一定の準備が必要になることを意味する一方、代理店ごとの業務実態を無視して自動化を進めないための重要な工程でもある。

入力不足やシステム警告は、管理画面へエラーを返す

保険会社システムへ入力する際、必要な情報が不足していることや、入力内容が保険会社側の条件に合わないこともある。

すべての処理が正常に完了することを前提にすると、エラーが発生した案件が処理済みの案件に紛れ、対応が遅れる可能性がある。

RPAによる自動化では、正常に処理できた案件より、正常に処理できなかった案件をどのように把握するかが重要になる。

処理件数が多い環境ほど、エラー案件を担当者が見つけ、原因を確認し、再処理できる仕組みが欠かせない。

ログは要件に応じて保存できる

特に、複数拠点や複数部門で利用する場合には、処理を実行した利用者、処理日時、対象となった契約、エラー内容など、後から確認したい情報を明確にしておく必要がある。

RPAが見積りを作り、最終確認は人が行う

GAINA Automation RPAは、入力作業や見積書作成を自動化するが、作成された成果物を無条件で確定するシステムではない。

RPAの処理が完了したことと、募集人や事務担当者による確認が完了したことは同じではない。

顧客情報が正しいか。希望した補償条件が反映されているか。各社の見積条件に不整合がないか。保険料や免責金額、特約の内容に確認が必要な点はないか。

どこまで確認するかは、導入企業の取扱商品や社内ルールによって異なる。

契約異動など、RPAでは処理できない業務もある

保険代理店の業務には、契約ごとに個別判断や手続きが必要なものがある。

同社によれば、契約の異動に関連する事務手続きなどは、GAINA Automation RPAだけでは処理できない代表例だという。

RPAに適しているのは、入力項目や処理手順を一定のルールとして定義でき、同じ作業が繰り返し発生する業務である。

一方、案件ごとに確認先や必要書類が異なり、担当者の判断を伴う業務まで、すべて自動化の対象にすることは難しい。

GAINA Automation RPAを導入する際には、「現在、人が行っている作業をすべて自動化する」のではなく、現在の業務フローを確認し定型処理と例外処理を分ける必要がある。

GAINA Automation RPAは新規見積り、満期更新、他社見積り、申込書作成、契約計上という代理店実務を前提に設計されているのである。

見積りから申込み、契約計上までを分断しない

見積書の作成だけを自動化しても、その後の申込みや契約計上を担当者が一件ずつ処理していれば、別の工程に作業が滞留する。

GAINA Automation RPAでは、同システムを通じて見積りと申込みまで進んだ契約について、対象リストへのチェックとボタン操作によって計上を進められる。

提供資料では、対象契約へのチェックとクリックという「2アクション」で計上する流れが示されている。

営業担当者がバックオフィスへ申込完了を連絡し、バックオフィス担当者が対象契約を探して計上する。計上後に営業担当者へ完了を伝え、進捗管理表を更新する。

このような受け渡しが多いほど、確認作業や待ち時間、処理漏れが起こりやすくなる。

見積り、申込み、計上を一連の処理としてつなぐことは、個別の入力作業を速くするだけでなく、工程間の滞留を減らすことにつながる。

見積り・申込みをGAINA Automation RPAで処理した契約について、対象の選択とクリックで計上する流れ。

CSV、入力フォームを業務量に応じて使い分ける

GAINA Automation RPAでは、顧客情報の取り込み方法として、CSVファイルからのインポート、簡単入力フォームからの直接入力を用意している。

満期対応など、短期間に大量の契約を処理する場合はCSVを利用する。新規見積りのように、少量の案件がその都度発生する場合は入力フォームを利用する。

入力フォームはアンケート形式となっており、営業担当者がパソコン、タブレット、スマートフォンから必要事項を入力できる。最低限の必須項目に絞ることで、入力作業の負担や入力漏れを抑える設計だ。

従来、営業担当者が外出先で顧客情報を聞き取り、帰社後に自ら見積りを作るか、バックオフィスへ情報を伝えていた代理店では、情報の受け渡しと見積り作成待ちが発生する。

営業担当者がその場で入力フォームへ情報を登録し、RPAによる見積り作成を開始できれば、帰社後の入力やバックオフィスへの転記依頼を減らせる。

パソコン、タブレット、スマートフォンから必要項目を入力する画面例。

作成した見積書を「どこへ置くか」まで設計する

見積書や申込書が自動作成されても、担当者が出力ファイルを探し、ファイル名を変更し、所定のフォルダへ移していれば、自動化の効果は限定される。

GAINA Automation RPAでは、ローカルフォルダへの保存、任意のサーバーへの保存、API連携によるCRMへの保存、営業担当者などへのメール送信に対応している。

固有の保存先や出力経路が必要な場合は、個別に構築することもできる。

誰が、いつ、どこで成果物を確認するのか。その後、どの業務へ進むのか。

自動化する範囲を見積書作成だけに限定せず、次の担当者がすぐに作業へ移れる状態まで設計することが、実際の業務時間を短縮するうえで重要になる。

顧客情報のアイ・エフ・クリエイト側への送信はない

保険代理店がRPAを導入する際、顧客情報がどこに保存され、外部へ送信されるのかは重要な確認事項になる。

GAINA Automation RPAは、UiPathのソリューションを活用したオンプレミス型のRPAである。提供資料でも、代理店内のシステムやパソコン上でロボットが稼働し、データを内部ネットワークに保存する構成が説明されている。

顧客情報を株式会社アイ・エフ・クリエイト側へ送信し、クラウド上で見積りを作る仕組みではない。

導入企業の内部環境でRPAを稼働させるため、顧客情報の外部送信を避けたい代理店にとっては、検討しやすい構成といえる。

貸与PCに残るのは、保存先として指定した成果物が基本

GAINA Automation RPAを運用するPCは、株式会社アイ・エフ・クリエイトから無償で貸与される。提供内容には、UiPathを含むRPAライセンス、ヒアリングに基づく環境設定、操作マニュアルも含まれる。

代理店側でも、契約終了時のデータ削除、成果物の移行、保存先の変更について、あらかじめ手順を定めておく必要がある。

保険会社システムの変更を、自社利用を通じて把握

RPAの運用で避けられないのが、保険会社システムの変更である。

RPAは人間がWEBブラウザを操作をロボットが代行する仕組みです。

商品改定や事務手続きの変更に伴い、画面構成、ボタンの位置、入力項目、必須条件などが変わると、それまで正常に動いていたRPAが停止することがある。

開発元自身も同じRPAの原型を利用しているため、保険会社システムの変更は、外部の導入企業だけでなく、株式会社アイ・エフ・クリエイト自身の業務にも影響する。

利用企業から障害報告を受けて初めて変更を知るのではなく、自社の業務を通じて把握しやすいことは、同社が挙げる強みの一つだ。

通常の画面変更に伴う修正は月額費用に含まれる。一方、導入企業ごとに追加した個別カスタマイズ部分の修正については、別途費用が発生する場合がある。

問い合わせは平日10時から17時、24時間以内に一次回答

問い合わせと障害連絡の受付時間は、平日の10時から17時までとなっている。

同社によれば、障害発生時は、これまで平日であれば24時間以内に一次回答を行っているという。

ここでいう24時間以内とは、復旧完了や原因特定までを保証するものではない。問い合わせを受け付け、状況を確認したうえで行う一次回答の目安である。

修正に要する時間は、保険会社システムの変更内容、障害の原因、導入企業の個別設定によって異なる。

また、修正が完了するまでの標準的な代替処理機能や代替手順は用意されていない。

そのため導入企業側では、RPAが一時的に利用できない場合に、手作業へ戻すのか、緊急性の高い案件だけを個別に処理するのかといった代替運用を、事前に決めておく必要がある。

削減効果は、導入12社の平均実績ではなく自社試算

2026年3月版の提供資料には、代理店業務でRPAの対象となる業務を平均20～35程度、1業務当たりの平均削減工数を年間80時間とし、年間2,000～2,400時間程度の業務削減が可能との数値が掲載されている。

今回の取材によると、これらは導入企業12社の平均実績ではなく、株式会社アイ・エフ・クリエイトが自社の業務などを基に算出した試算である。

実際の削減時間は、取扱保険会社数、見積り件数、入力方法、確認工程、例外処理の割合によって異なる。

導入前には、少なくとも次の要素を自社の数字で確認したい。

現在、1件の見積りに何分かかっているのか。年間何件を処理しているのか。そのうち、同じ手順で繰り返している案件はどの程度あるのか。RPAによる処理後に、人が何分確認する必要があるのか。

今回確認できた「3社分の見積りが20～30分から10分未満」という事例も、すべての代理店に一律で当てはまる数字ではない。

一方で、処理件数が多く、手順が標準化されている代理店ほど、1件当たりの削減時間を積み上げやすい。

標準的な導入では、契約後約2カ月

新規導入では、問い合わせ後にデモンストレーションを行い、取扱保険会社、対象保険種目、現在の業務フロー、顧客情報の管理方法、見積書の保存先などを確認する。

その内容を基に、どの業務を自動化するか、各社の条件をどのように対応させるか、どのような確認フローを設けるかをすり合わせる。

提供資料でも、問い合わせ、打ち合わせ・ヒアリング、見積り、申込み・契約、利用開始という導入手順が示されている。

一般的な利用方法であれば、契約後、おおむね2カ月程度での稼働開始が見込まれるという。

ただし、独自の保存先、個別の権限設定、特殊な業務フローなどがある場合は、追加の設計や開発が必要になる。

初期費用200万円、月額50万円から

2026年3月版の提供資料では、1台目の初期費用は200万円、月額費用は50万円となっている。

初期費用には、初期セットアップ、RPA設定、データベース設定、外部サービスとの連携設定、各種権限設定などが含まれる。標準作業を超える設定には、追加費用が発生する場合がある。

基本条件を超える保険会社と保険種別の組み合わせを追加する場合は、1パターン当たり月額5万円。個別のカスタマイズや設定作業は、作業量に応じた別途見積りとなる。

同一条件で2台目以降を利用する場合は、初期費用50万円、月額費用30万円の複数台割引が設定されている。

1台目の初年度基本費用は、追加オプションを除いて800万円となる。

すべての代理店に適した価格帯ではない。一定量以上の見積りや更新業務があり、複数の担当者や拠点で反復作業が発生している代理店ほど、投資効果を検討しやすいサービスといえる。

GAINA Automation RPAが向いている代理店

今回の取材内容から考えると、GAINA Automation RPAの導入効果を得やすいのは、次のような代理店だ。

複数の損害保険会社を取り扱い、同条件相当の見積りを繰り返し作成している。全国の拠点や営業担当者から、本部のバックオフィスへ見積り依頼が集まる。火災保険や自動車保険の新規・満期件数が一定規模以上ある。入力作業が一部の担当者へ集中し、見積り作成待ちが生じている。拠点や担当者によって、入力方法や作業手順が異なる。

反対に、年間の見積り件数が少ない代理店や、案件ごとに個別判断が多く、処理手順を標準化しにくい代理店では、費用に見合う効果を得にくい可能性がある。

導入の出発点は、「RPAで何ができるか」を聞くことではない。

自社で、誰が、どの情報を、どのシステムへ、何回入力しているのか。見積り作成後、誰が確認し、どこへ保存し、次に何をしているのか。どのような例外処理が、どの程度発生しているのか。

現在の業務を分解したうえで、自動化する部分と、人が残す部分を決める必要がある。

人を減らすためではなく、人が判断に時間を使うために

保険代理店の業務には、人でなければ担えない仕事がある。

顧客がどのようなリスクを抱えているのかを聞き、必要な補償を整理する。複数の商品から顧客の意向に沿った商品を選び、推奨理由を説明する。例外的な契約条件があれば、保険会社や顧客へ確認する。

一方、同じ顧客情報を複数の画面へ入力し、決められた条件に基づいて見積書を出力する作業は、必ずしも人が繰り返す必要はない。

株式会社アイ・エフ・クリエイトは、年間約30万件の見積り依頼を受け付け、その大部分を、GAINA Automation RPAの原型となった社内RPAで処理している。

3社分の見積りに20～30分かかっていた業務を、担当者の入力と確認を含めて10分未満にする。全国10拠点から本部へ集まる火災保険の見積りを1台で処理し、利用範囲の拡大に合わせて追加導入を検討する。

こうした実運用の積み重ねが、GAINA Automation RPAの背景にある。

見積り、満期更新、申込み、契約計上、書類保存。

これまで人がつないできた工程のうち、どこまでをRPAへ移し、人は何に時間を使うのか。

GAINA Automation RPAの導入を検討することは、新しいツールを選ぶことだけではない。保険代理店内で当たり前になっている反復作業を分解し、人が担う仕事と、システムへ任せる仕事を整理することでもある。

取材協力

GAINA Automation RPA サービス概要

提供会社

株式会社アイ・エフ・クリエイト

主な対象業務
新規見積り作成、満期更新申込書作成、満期時の他社見積り作成、契約計上

対応保険種目
火災保険、マンション管理組合向け保険、自動車保険

対応保険会社

自動車保険は、東京海上日動、三井住友海上、あいおいニッセイ同和損保、損保ジャパンに対応。

火災保険は、上記4社に加え、日新火災、セコム損保に対応。共栄火災は一部対応。

※利用できる商品や処理範囲は、導入前の確認が必要です。

導入実績
12社
※2026年8月取材時点

入力方法
CSVインポート、アンケート形式の入力フォーム

出力方法
ローカルフォルダ、任意のサーバー、CRM、メール添付など

提供形態
UiPathソリューションを活用したオンプレミス型RPA

標準的な導入期間
契約後おおむね2カ月
※利用条件、連携内容、カスタマイズの有無によって異なります。

問い合わせ・障害連絡受付
平日10時～17時

料金

1台目：初期費用200万円、月額50万円
2台目以降：初期費用50万円、月額30万円
保険会社・保険種別の追加：1パターン当たり月額5万円

※いずれも税抜価格です。個別設定、API連携、カスタマイズなどには別途費用が発生する場合があります。

GAINA Automation RPAのデモ・導入相談

自社の取扱保険会社、年間の見積り件数、満期更新業務、現在の作業時間を基に、自動化できる工程を確認できます。

［GAINA Automation RPAの詳細・お問い合わせ］

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　 https://www.ifcreate.com/gaina_automation/